WORKSHOP - Archiveren

Goed archiveren is een essentieel onderdeel van professioneel werken in de creatieve sector. Het zorgt ervoor dat jij (en anderen) je bestanden snel terugvindt, dat versies overzichtelijk blijven en dat je projecten netjes en veilig worden bewaard.

In deze workshop leer je hoe je werkt met een logische mappenstructuur en hoe je bestanden een duidelijke en consistente naam geeft. Denk aan mappen voor bronmateriaal, werkbestanden en exports, en bestandsnamen met versienummers of datums.

Een goede archivering voorkomt fouten, bespaart tijd en laat zien dat je professioneel met je werk omgaat.

Na deze les kun je:

• Uitleggen waarom een duidelijke mappenstructuur belangrijk is voor het bewaren en terugvinden van projectbestanden.

• Zelfstandig een logische mappenstructuur opzetten voor een creatief project.

• Bestanden benoemen met een consistente en professionele naamgeving (inclusief versie, datum of status).

Archiveren, mappenstructuur en bestandsnamen

Archiveren is meer dan alleen bestanden opslaan — het is een manier van werken die zorgt voor overzicht, efficiëntie en professionaliteit binnen een creatief project. Een goede archivering voorkomt dat je tijd verliest aan het zoeken naar bestanden, fouten maakt met verkeerde versies of belangrijke onderdelen kwijtraakt.

Mappenstructuur
Een logische en vaste mappenstructuur helpt je om je bestanden snel terug te vinden. Je verdeelt je project in herkenbare onderdelen, zoals bijvoorbeeld:

• Bronmateriaal (zoals foto’s, logo’s, teksten)

• Werkbestanden (zoals .indd, .psd of .ai)

• Exports (zoals PDF’s en afbeeldingen voor klant of drukker)

• Review (voor versies met feedback)

Door altijd op dezelfde manier te werken, weet je waar je wat kunt vinden — ook als je na weken of maanden terugkeert naar het project, of als iemand anders met jouw bestanden moet werken.

Bestandsnamen
Een goede bestandsnaam maakt in één oogopslag duidelijk wat het bestand is, welke versie het is en wanneer het is opgeslagen.
Bijvoorbeeld:
Poster_v2_2025-05-20.indd

Hierin zie je:

• Wat het is (Poster)

• Welke versie (v2)

• Wanneer het gemaakt is (datum)

Vage namen zoals Definitief_nieuw_laatste2.indd of afbeelding_finale_klopt_echt.psd zijn verwarrend en leiden vaak tot fouten. Professioneel archiveren betekent dat je op een duidelijke, consistente manier omgaat met je digitale bestanden.

Waarom is dit belangrijk?

• Je werkt efficiënter, vooral bij grotere projecten

• Je voorkomt dubbele of foutieve versies

• Je maakt het makkelijker om samen te werken of iets later opnieuw te gebruiken

• Je toont aan dat je georganiseerd en professioneel werkt — iets wat in de praktijk sterk wordt gewaardeerd

Kortom: goed archiveren is niet optioneel, het is een basisvaardigheid voor elke vormgever of creatief professional.

Je leert hoe je een overzichtelijke projectmap opzet en bestanden correct benoemt.

• Maak in je eigen werkomgeving een nieuwe hoofdmap aan met de titel van je project, bijvoorbeeld:
  ProjectNaam

• Maak daarbinnen de volgende submappen aan:

• 01_Bronmateriaal (afbeeldingen, teksten, downloads)

  1. 1. 01_01_Afbeeldingen

     2. 01_02_Teksten

     3. 01_03_Downloads

     4. etc.

• 02_Werkbestanden (bijv. .indd, .psd, .ai)

  1. 1. 02_01_Photoshop

     2. 02_02_Illustrator

     3. 02_03_Indesign

     4. etc.

• 03_Exports (PDF’s, JPG’s of andere eindbestanden)

  1. 1. 03_01_PDF

     2. 03_02_JPG

     3. etc.

• 04_Review (versies met feedback of opmerkingen)

• Sla minimaal twee bestanden op in de juiste map. Gebruik hierbij een duidelijke bestandsnaam, bijvoorbeeld:
  Flyer_v1_2025-05-20.indd

• Maak een export van je bestand (bijv. een PDF) en sla deze op in de juiste exportmap met een correcte naam, bijvoorbeeld:
  Flyer_DEF_2025-05-20.pdf

• SoftTalk: https://youtu.be/RqL0SqKz400